Quelle différence entre un filtre, un rapport et un tableau de bord ?

Un filtre donne une liste de fiches. Un rapport calcule (nombre, somme, moyenne) et regroupe. Un tableau de bord réunit plusieurs rapports à consulter régulièrement.

Faut-il un abonnement particulier pour créer des rapports personnalisés dans HubSpot ?

Oui. D'après son aide, le générateur de rapports personnalisés demande un abonnement Professional ou Enterprise, et les autorisations de créer et modifier des rapports.

Peut-on générer un rapport en tapant une demande ?

Dans Pipedrive, oui : son générateur de rapports par IA, dans Insights, crée un rapport à partir d'une demande écrite, que l'on peut affiner puis enregistrer dans un tableau de bord.

Créer un rapport dans son CRM, ou poser la question ?

Pour une question qui revient chaque semaine, créez un rapport et enregistrez-le dans un tableau de bord : il sera stable, partagé et vérifiable. Pour une question ponctuelle, un filtre suffit souvent. La question écrite à un assistant est utile pour explorer vite ou pour démarrer un rapport, mais sa réponse se vérifie avec l'un des deux premiers outils.

Les quatre outils, et quand les utiliser

Outil	Ce qu'il donne	Bon pour	Limite
Filtre ou vue	Une liste de fiches	« Qui relancer ? », « quels clients inactifs ? »	Pas de calcul, ou peu
Rapport	Un nombre, une somme, une moyenne, regroupés	« Combien par étape ? », « quel montant par commercial ? »	Demande de savoir quels champs prendre
Tableau de bord	Plusieurs rapports réunis	Le point commercial hebdomadaire	Il faut le tenir à jour
Question écrite	Une réponse ou un rapport proposé	Explorer, démarrer	Critères parfois implicites, à vérifier

Construire un filtre solide

La plupart des questions commencent par une liste. L'aide de HubSpot sur les filtres de segments résume les règles que l'on retrouve dans beaucoup de CRM :

dans un même groupe, les filtres se combinent en ET ; deux groupes séparés se combinent en OU ;
un filtre de date accepte une durée relative (« il y a plus de 10 jours ») ou une date du calendrier ;
« is unknown » retient les fiches sans valeur ;
on peut filtrer sur une fiche associée : par exemple les entreprises qui ont une affaire de plus de 5 000 $.

Enregistrez le filtre sous un nom explicite (« Devis envoyés > 15 jours sans activité »). Un filtre qu'on refait à chaque fois finit par être fait différemment.

Construire un rapport : l'exemple de HubSpot

L'aide de HubSpot, mise à jour le 24/07/2026, décrit son générateur de rapports personnalisés en quatre étapes :

Sources de données : un objet principal (contacts, affaires…), puis d'autres objets si besoin.
Champs : propriétés, champs d'événements, mesures d'activité. Un rapport peut contenir jusqu'à 12 mesures.
Filtres : logique « tous », « au moins un » ou personnalisée, avec ET, OU, NON.
Visualisation : type de graphique, axes, libellés.

Quelques limites documentées à connaître : un rapport autre qu'un tableau est limité à 1 000 lignes uniques ; les nouvelles données mettent 10 à 15 minutes à apparaître ; les rapports se rafraîchissent automatiquement toutes les deux heures. La mesure par défaut « nombre d'affaires » est un comptage distinct, non modifiable. L'outil demande un abonnement Professional ou Enterprise et les autorisations de créer et modifier des rapports.

Ces chiffres expliquent certains écarts : une affaire créée il y a cinq minutes peut manquer dans le rapport et apparaître dans un filtre.

Les rapports d'entonnoir

Pour le pipeline, les CRM proposent des rapports prêts à l'emploi. Pipedrive documente par exemple un rapport de conversion en entonnoir (la part des affaires qui atteint chaque étape, avec le taux de gain global) et un rapport gagné / perdu. La méthode de calcul et ses pièges sont détaillés dans taux de conversion par étape.

La question écrite comme point de départ

Plusieurs CRM transforment désormais une demande écrite en rapport ou en réponse :

Pipedrive : dans Insights, « Generate report », une demande en langage courant ou l'une des 14 demandes d'exemple. Le rapport apparaît en quelques secondes ; on peut l'affiner par de nouvelles demandes ou en modifiant les filtres, puis l'enregistrer dans un tableau de bord. La page produit indique une limite de sept demandes par conversation. Voir notre fiche Pipedrive.
Zoho : Ask Zia renvoie des listes, des valeurs (somme, moyenne, maximum, minimum, nombre), des vues, des rapports et des composants de tableaux de bord. Une question ne porte que sur un module et une fonction de calcul. Voir notre fiche Zoho Ask Zia.
HubSpot : Breeze Assistant peut produire des graphiques, par exemple le chiffre d'affaires conclu par commercial. Voir notre fiche HubSpot.

La bonne méthode : laissez l'outil proposer un premier rapport, ouvrez ses filtres pour voir ce qu'il a retenu (période, pipeline, statut), corrigez, puis enregistrez. Le rapport enregistré devient votre référence.

Un tableau de bord commercial minimal

Pour une PME, cinq rapports suffisent souvent :

Rapport	Question	Page utile
Devis ouverts par ancienneté	Qui relancer cette semaine ?	Devis à relancer
Pipeline pondéré du trimestre	Que peut-on attendre ?	Pipeline pondéré
Conversion par étape	Où perd-on des affaires ?	Taux de conversion
Clients sans achat depuis N mois	Qui décroche ?	Clients inactifs
Fiches incomplètes	Où la saisie flanche-t-elle ?	Qualité des données

Vérifier un rapport

Même période, même pipeline, même statut que la question posée.
Un total recoupé avec la vue liste : le nombre d'affaires doit concorder.
Une ligne au hasard ouverte : la fiche répond-elle au critère ?

Si un rapport doit sortir du CRM, par exemple pour être croisé avec la comptabilité, voir exporter son CRM vers Excel.