CSV ou XLSX pour exporter son CRM ?

Le CSV n'a pas de limite de colonnes dans HubSpot, qui le recommande pour les exports larges ; c'est aussi le seul format qui permet d'exporter toutes les fiches associées. Le XLSX s'ouvre directement dans Excel avec la mise en forme.

Peut-on exporter seulement une partie des contacts ?

Oui. HubSpot exporte la vue de liste affichée, avec ses filtres ; Pipedrive propose « Export filter results » depuis une liste filtrée.

Peut-on envoyer un export du CRM à un assistant IA ?

La CNIL recommande de ne soumettre à un système d'IA générative que des informations qu'on est autorisé à partager, et d'encadrer les usages. Retirez d'abord les colonnes personnelles inutiles à la question.

Exporter les données de son CRM vers Excel

Pour analyser votre CRM dans Excel, exportez une vue filtrée plutôt que toute la base, gardez l'identifiant de chaque fiche pour pouvoir relier les fichiers entre eux, choisissez le CSV pour les gros volumes et le XLSX pour un usage direct, et retirez les colonnes personnelles dont votre question n'a pas besoin. L'export est utile quand le CRM ne sait pas faire un calcul, ou quand il faut croiser avec une autre source, comme la comptabilité.

Quand exporter, et quand rester dans le CRM

Besoin	Rester dans le CRM	Exporter
Liste de relance de la semaine	Oui, vue enregistrée	Non
Totaux par étape ou par commercial	Oui, rapport	Non
Segmentation RFM sans fonction intégrée		Oui, tableau croisé
Croiser avec les factures ou la comptabilité		Oui
Sauvegarde avant fusion de doublons		Oui
Migration vers un autre logiciel		Oui

Chaque export crée une copie de données personnelles hors du CRM, souvent moins protégée. N'exportez que ce qui sert.

Exporter depuis HubSpot

D'après l'aide de HubSpot, mise à jour le 02/04/2026 :

Autorisation : il faut les droits d'export.
Quoi : contacts, entreprises, affaires, tickets, appels, objets personnalisés, entre autres. Les activités des contacts ne s'exportent pas par cette voie (export d'un contact, rapports d'activité ou interface de programmation).
Comment : depuis une vue de liste, bouton Export ; depuis une vue en tableau, Options du tableau > Exporter la vue.
Formats : CSV, XLS ou XLSX, avec le choix de la langue des en-têtes.
Colonnes : par défaut, celles de la vue en cours ; ou toutes les propriétés, avec ou sans associations. L'identifiant de la fiche vient en premier.
Associations : par défaut, une colonne par objet associé, avec jusqu'à 1 000 identifiants et les noms des fiches associées ; l'export de toutes les associations n'est possible qu'en CSV.
Réception : un lien de téléchargement par mail, valable 30 jours.
Limites : 256 colonnes en XLS, 16 384 en XLSX, pas de limite en CSV, recommandé pour les exports larges. Les très gros fichiers peuvent arriver en plusieurs morceaux dans une archive.

Exporter depuis Pipedrive

D'après l'aide de Pipedrive, mise à jour le 03/09/2026 :

Depuis une liste filtrée (affaires, pistes, projets, contacts, organisations) : choisissez les colonnes avec l'icône d'engrenage, puis « … » > « Export filter results ». Un export d'affaires peut réunir les champs de l'affaire, de la personne et de l'organisation.
Depuis Outils et applications > Export data : Excel ou CSV, par type d'élément (pistes, affaires, organisations, personnes, produits, activités, notes, fichiers…). Les activités, notes et fichiers liés s'exportent séparément.
Droits : seuls les administrateurs globaux et les utilisateurs disposant de la bonne autorisation peuvent exporter ; l'export par type de données est réservé aux administrateurs globaux. Vous n'exportez que ce que vous êtes autorisé à voir.

Préparer un export qui s'analyse

Partez de la question. « Qui sont mes clients qui décrochent ? » demande les affaires gagnées avec client, date et montant ; pas les téléphones.
Exportez l'objet qui porte le chiffre. Pour des montants, ce sont les affaires, avec l'identifiant et le nom de l'entreprise associée.
Gardez les identifiants. Ils permettent de relier un export d'affaires et un export d'entreprises, et de réimporter un résultat (une note RFM, par exemple) sur la bonne fiche.
Vérifiez les formats à l'ouverture : dates lues comme du texte, montants avec un point au lieu d'une virgule, zéros perdus en tête des codes postaux.
Notez la date de l'export dans le nom du fichier : il vieillit dès qu'il est téléchargé.

Les contrôles après export

Le nombre de lignes correspond-il au nombre de fiches de la vue ?
Les colonnes associées sont-elles remplies ? Une colonne « entreprise » vide signale des contacts orphelins.
Les doublons apparaissent-ils ? Un tri par mail ou par domaine les montre vite. Voir les doublons dans un CRM.

Exporter pour poser la question à une IA

Envoyer un fichier exporté à un assistant d'IA généraliste revient à transmettre des données personnelles à un autre prestataire. Dans ses questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative (18/07/2024), la CNIL recommande notamment :

que les utilisateurs ne soumettent que des informations qu'ils sont autorisés à partager ;
avec un service accessible par interface de programmation, d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles ;
d'encadrer l'usage par une charte interne qui liste les usages autorisés et interdits ;
de sécuriser l'hébergement externe par un contrat de sous-traitance et d'encadrer les éventuels transferts hors de l'Union européenne.

En pratique : retirez les noms, mails et téléphones quand la question porte sur des montants et des dates, remplacez-les par l'identifiant de la fiche, et vérifiez ce que l'outil fait des fichiers reçus. D'autres repères sont dans RGPD et CRM : ce que dit la CNIL.

Pour quoi faire ensuite

Les usages les plus fréquents d'un export : la segmentation RFM, le taux d'attrition quand les achats sont facturés hors du CRM, et la sauvegarde avant un grand nettoyage décrit dans la qualité des données CRM.