Comment savoir depuis combien de temps un devis attend ?

Il faut une date d'envoi du devis, ou la date d'entrée de l'affaire dans l'étape « devis envoyé ». Sans cette date, le CRM ne peut pas calculer l'ancienneté.

Pipedrive peut-il signaler les devis qui dorment ?

Oui. Sa fonction « Rotting » colore en rouge une affaire restée sans mise à jour au-delà d'un nombre de jours fixé par étape. Attention : son aide précise qu'elle ne tient pas compte de la date de la prochaine activité.

Suivi des devis en attente : la liste à relancer

Pour suivre vos devis en attente, il faut une étape « devis envoyé » dans votre pipeline et une date qui dit quand l'affaire y est entrée. Avec ces deux éléments, la liste à relancer est un simple filtre : affaires ouvertes, à l'étape « devis envoyé », depuis plus de N jours, triées par montant. Tout le reste (question en français, alertes, export) part de là.

La liste que vous voulez obtenir

Chaque semaine, une liste courte avec, pour chaque devis :

Colonne	Pourquoi
Client et interlocuteur	Savoir qui appeler
Montant	Relancer d'abord ce qui compte
Date d'envoi du devis	Calculer l'ancienneté
Dernière activité	Éviter de relancer quelqu'un appelé hier
Prochaine action prévue	Voir les devis que personne ne suit
Responsable	Savoir à qui revient la relance

Ce que le CRM doit contenir

Une étape dédiée. « Devis envoyé » ou « Proposition envoyée », distincte de « En négociation ». Si tous les devis sont mélangés dans une étape « En cours », aucune question ne les isolera.
Une date. Soit un champ « date d'envoi du devis », soit la date d'entrée dans l'étape, que beaucoup de CRM enregistrent dans l'historique.
Un statut tenu à jour. Un devis signé doit passer en « gagné », un devis refusé en « perdu » avec un motif. Sinon la liste se remplit de devis morts.
Une prochaine activité. Une tâche ou un rappel daté sur l'affaire.

Le filtre classique

La logique est la même partout :

statut = ouvert ;
étape = devis envoyé ;
date d'envoi (ou d'entrée dans l'étape) il y a plus de 15 jours, par exemple ;
tri par montant décroissant.

Dans HubSpot, l'aide décrit l'opérateur de date « is more than » : on saisit un nombre, une unité de temps, puis « ago ». Le même filtre accepte « is unknown » pour retrouver les affaires sans date, à corriger en priorité. Ajoutez un second filtre « prochaine activité inconnue » : il fait ressortir les devis que personne n'a prévu de relancer.

Enregistrez ce filtre comme vue. Vous n'aurez plus à le refaire.

Les alertes d'inactivité

Certains CRM signalent eux-mêmes les affaires qui stagnent. Pipedrive décrit ainsi sa fonction « Rotting » :

on l'active étape par étape, avec un nombre de jours d'inactivité ;
une affaire qui dépasse ce délai sans mise à jour apparaît en rouge dans la vue pipeline ;
le compteur repart à zéro quand on termine une activité, ajoute une note ou un fichier, ou quand un mail relié est envoyé ou reçu.

Son aide signale une limite utile à connaître : la date de la prochaine activité n'est pas prise en compte. Un devis dont la relance est prévue dans trois semaines peut donc passer au rouge quand même. L'aide note aussi que certaines actions sur les mails, invisibles pour certains utilisateurs, remettent le compteur à zéro : une affaire peut sembler intacte alors que son délai a repris.

Poser la question en français

Si votre CRM a un assistant, la question doit reprendre les mêmes éléments que le filtre :

« Liste des affaires ouvertes à l'étape Devis envoyé depuis plus de 15 jours, sans activité prévue, avec le client, le montant et le responsable, triées par montant. »

Pipedrive cite parmi les questions de son assistant de vente « Which deals need my attention? » (« quelles affaires demandent mon attention ? »). Ce type de question large est pratique pour démarrer la journée, mais vous ne savez pas quel critère l'outil a retenu. Pour une liste de relance que vous allez traiter, préférez la question précise, puis comparez avec votre vue enregistrée.

Contrôler la liste

Avant d'appeler qui que ce soit :

Comptez : la question et le filtre doivent donner le même nombre de devis.
Ouvrez les trois plus gros : la date d'envoi est-elle juste ? Le client a-t-il répondu par un canal que le CRM ne voit pas (téléphone, rendez-vous) ?
Repérez les devis sans date : chacun est une fiche à compléter.
Écartez les devis remplacés par une nouvelle version : ils doivent être clôturés, sinon le même projet compte deux fois.

Mesurer l'effet des relances

Après quelques semaines, posez deux questions de suivi :

combien de devis passent de « devis envoyé » à « gagné », et en combien de jours en moyenne ? Voir taux de conversion par étape ;
quelle valeur pondérée représentent les devis encore ouverts ? Voir le pipeline pondéré.

Si vous préférez traiter la liste dans un tableur, HubSpot, par exemple, exporte une vue de liste en CSV, XLS ou XLSX. Les précautions sont décrites dans exporter son CRM vers Excel. Et pour le texte même de la relance, c'est un autre sujet : ici, on ne s'occupe que de savoir qui relancer.